Invoice merupakan dokumen yang sudah menjadi ‘penganan’ sehari-hari para pemilik bisnis dari berbagai skala. Terlebih untuk bisnis yang melakukan transaksi barang atau jasa dengan vendor dari luar. Dalam hal inilah, rekonsiliasi invoice diperlukan. Apa itu rekonsiliasi? Simak ulasan berikut untuk menemukan jawabannya.
Apa Itu Rekonsiliasi Invoice?
Secara umum, rekonsiliasi menurut Kementerian Keuangan adalah proses pencocokan transaksi keuangan menggunakan beberapa sistem. Tujuannya adalah untuk menciptakan sinkronisasi antar satu jenis pelaporan dan yang lainnya.
Dari definisi di atas dapat diketahui bahwa rekonsiliasi invoice adalah proses pencocokan informasi pada buku besar dengan invoice perusahaan. Tujuannya adalah untuk memastikan semua data pada buku besar sudah benar.
Proses ini dibagi menjadi dua, yakni rekonsiliasi invoice masuk dan keluar. Berikut penjelasannya:
- Rekonsiliasi invoice masuk: Proses pencocokan data antara jumlah transaksi pada invoice yang dikeluarkan perusahaan dengan transaksi uang masuk pada rekening perusahaan.
- Rekonsiliasi invoice keluar: Proses pencocokan data pada pembayaran tagihan perusahaan kepada pihak ketiga dengan data bank.
Fungsi Rekonsiliasi Invoice
Rekonsiliasi invoice memiliki beberapa fungsi utama. Apa saja? Berikut penjelasannya.
1. Meminimalkan risiko kesalahan pencatatan
Salah satu tujuan utama rekonsiliasi adalah meminimalkan risiko kesalahan pada pencatatan keuangan. Jika proses ini tidak dilakukan, kemungkinan besar perusahaan akan menemukan sejumlah masalah pada buku besar. Di antaranya seperti salah transfer, entri ganda, salah memasukkan nominal pembayaran, dan lain sebagainya.
Kesalahan tersebut sangat umum terjadi, terlebih jika semua invoice dilakukan secara manual. Kesalahan-kesalahan semacam itu tak boleh dibiarkan begitu saja. Sebab, hal tersebut dapat berdampak buruk pada kondisi keuangan perusahaan. Dalam hal ini, proses rekonsiliasi dapat diibaratkan sebagai tameng terakhir untuk melindungi perusahaan dari kerugian.
2. Mendeteksi potensi fraud
Fraud atau penyalahgunaan dana dapat terjadi pada berbagai jenis perusahaan. Namun masalah ini dapat dihindari dengan melakukan rekonsiliasi invoice. Umumnya, proses pencocokan data ini dilakukan setiap awal atau akhir bulan.
Dengan adanya rekonsiliasi, perusahaan bisa segera mendeteksi adanya ketidaksesuaian data invoice. Sebagai contoh, terjadinya pencairan dana yang mencurigakan, transaksi ganda, transaksi diluar sepengetahuan perusahaan, dan lain sebagainya. Nah, rekonsiliasi membantumu untuk segera melakukan tindakan guna meminimalkan kerugian finansial yang lebih besar.
3. Menjaga relasi dengan pihak ketiga
Seperti yang diketahui, invoice merupakan dokumen transaksi yang diberikan pada pihak ketiga. Pihak yang dimaksud di sini adalah pelanggan, klien, pekerja lepas, vendor, atau supplier. Nah, perusahaan memiliki kewajiban untuk menjaga relasi baik dengan para pihak ketiga tersebut. Tujuannya tentu agar perusahaan tidak kehilangan pasar dan mengalami penurunan transaksi.
Nah, rekonsiliasi adalah salah satu faktor utama yang berperan dalam menjaga relasi tersebut. Dengan melakukan rekonsiliasi, berarti kamu sudah ikut memastikan bahwa transaksi baik dari maupun ke pihak ketiga sesuai dengan ketentuan yang ada. Para klien pun pasti akan merasa puas karena telah melakukan transaksi dengan perusahaan yang kamu kelola.
4. Menjaga keakuratan laporan keuangan
Rekonsiliasi invoice yang dilakukan secara berkala akan berdampak positif pada laporan keuangan perusahaan. Bagaimana bisa? Seperti yang kamu ketahui, rekonsiliasi ditujukan untuk mencocokkan data pada laporan keuangan.
Jika dilakukan setiap satu bulan sekali, data yang harus dicocokkan tidak akan terlalu banyak. Dengan kata lain, proses rekonsiliasi menjadi lebih efisien dan efektif sehingga laporan keuangan perusahaan akan selalu akurat.
5. Memantau status tagihan
Fungsi lain dari rekonsiliasi adalah memantau status pembayaran invoice. Dengan adanya proses ini, perusahaan bisa mengetahui mana vendor atau klien yang sudah membayar tagihan dan mana yang belum.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa rekonsiliasi invoice memiliki peran penting dalam bisnis. Penggunaan payment gateway juga kalah pentingnya dengan rekonsiliasi. Terlebih untuk bisnis di era digital seperti sekarang ini. OttoPay, sebagai penyedia layanan payment gateway, bisa membantu meningkatkan transaksi pada bisnismu.
Klik di sini untuk gabung menjadi Mitra Bisnis OttoPay!
