Kecurangan karyawan, seperti pencurian di mesin kasir adalah masalah yang umum terjadi di restoran. Faktanya, Chamber of Commerce di AS melaporkan 75% staf restoran pernah mencuri sekali di tempat kerja mereka. Melalui data ini, bila pengelola restoran tidak mengambil langkah pencegahan, maka bisnis bisa rugi. Buat kamu yang mau tahu bagaimana cara mencegah kecurangan karyawan, simak terus ulasan berikut.
Sekilas Tentang Pencegahan Kecurangan (Loss Prevention)
Sebelum itu, mari kita pahami dahulu apa yang dimaksud dengan pencegahan kecurangan atau kerugian (loss prevention). Sesuai namanya, pencegahan kecurangan mengacu pada segala upaya pihak restoran untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan yang dapat menyebabkan kerugian.
Beberapa tindak kecurangan yang kerap dilakukan karyawan restoran antara lain:
- Short ringing: Contohnya pelanggan membayar ayam bakar seharga 30 ribu secara tunai. Namun kasir restoran memasukkan data di sistem POS dengan nama menu ayam goreng seharga 20 ribu dan sisanya dia kantongi.
- Pencurian di mesin kasir (cash register): Contohnya karyawan tidak memasukkan pembelian ke dalam sistem POS. Alih-alih memasukkan uang ke cash register, karyawan tersebut malah mengantongi uang pembayaran pelanggan.
Tips Mencegah Kecurangan Karyawan Restoran
Ada banyak cara untuk mencegah kecurangan staf restoran. Di antaranya meningkatkan kesejahteraan karyawan, memperketat rekrutmen karyawan, dan memantau kinerja karyawan. Selain ketiga cara ini, kamu bisa menggunakan fitur-fitur yang ada pada sistem POS.
Apa itu sistem POS? POS (point of sales) adalah sistem yang digunakan untuk membantu melakukan transaksi jual beli. Singkatnya, POS adalah sistem yang digunakan pada kasir. Umumnya, sistem POS memiliki fitur yang bisa kamu gunakan untuk menurunkan potensi terjadinya pencurian. Berikut di antaranya:
1. Membatasi akses untuk pembatalan transaksi
Perlu diketahui bahwa pembatalan transaksi sangat lumrah terjadi pada bisnis restoran. Kejadian seperti ini umumnya terjadi saat restoran mau tutup. Misalnya, karyawan yang sedang bertugas mendapatkan orderan senilai 100 ribu beberapa menit sebelum restoran closing.
Pembeli membayar secara tunai dan karyawan tersebut diam-diam membatalkan pesanan. Alih-alih dimasukkan ke kasir, karyawan tersebut justru mengantongi uang 100 ribu tadi. Tindak kecurangan seperti ini bisa terjadi karena akses untuk membatalkan penjualan tidak dibatasi. Alhasil, karyawan yang berniat curang pun mendapatkan peluang empuk.
Salah satu cara mencegahnya adalah dengan memanfaatkan fitur void transaksi pada sistem POS. Fitur ini hanya memperbolehkan orang-orang tertentu saja untuk membatalkan transaksi. Dengan begitu, kamu bisa meminimalkan potensi terjadinya tindak kecurangan.
2. Menambah tingkat keamanan dengan aplikasi POS
Poin yang satu ini masih ada hubungannya dengan poin di atas. Tentu kamu tak ingin semua karyawan bisa membatalkan transaksi jualan. Dengan kata lain, transaksi harus dilakukan secara manual. Jika begini, otomatis kamu harus mencari staf yang benar-benar jujur dan dapat diandalkan.
Sayangnya, fakta kerap berkata sebaliknya. Meskipun kamu sudah memperketat proses rekrutmen, pasti ada saja karyawan yang oportunis. Mereka memanfaatkan peluang sekecil apa pun untuk melakukan kecurangan. Namun tenang saja, masalah ini bisa dicegah dengan menggunakan sistem POS.
Sistem POS umumnya dilengkapi dengan berbagai fitur keamanan. Contohnya role access user, yakni fitur untuk membatasi akses setiap karyawan. Misalnya, untuk membatalkan transaksi, hanya manajer saja yang bisa mengaksesnya.
3. Menerapkan sistem pelacakan uang pada aplikasi POS
Uang pada mesin kasir termasuk benda yang paling mudah dicuri oleh kasir restoran. Untuk mengetahuinya sangat sulit, terutama bila tidak menggunakan sistem tertentu. Sebab itu, butuh yang namanya sistem POS.
Dengan POS, kamu bisa melacak keluar masuknya transaksi dengan mudah. Selain itu, kamu juga bisa mengecek laporan transaksi penjualan secara realtime. Jadi, kamu bisa mengidentifikasi karyawan yang kerap melakukan pembatalan pesanan, mengklik opsi “no sale” atau bahkan “cash paid out”.
Bukan hanya itu saja, beberapa jenis sistem POS bahkan dilengkapi dengan fitur yang membuat laci kasir terbuka saat terjadi transaksi. Dengan kata lain, staf tidak akan bisa membuka laci kasir secara paksa sehingga kecurangan pun dapat dicegah.
4. Melakukan audit secara berkala
Tips terakhir untuk mencegah tindak kecurangan karyawan adalah dengan melakukan audit. Proses audit tidak akan begitu sulit asalkan kamu sudah menggunakan sistem POS. Produk teknologi ini memungkinkan kamu untuk memantau banyak aktivitas yang berhubungan dengan kasir, di antaranya:
- perubahan harga barang
- perubahan waktu pada sistem
- adanya indikasi pembobolan keamanan sistem
- adanya indikasi pembatalan transaksi
Nah, itulah sejumlah cara mencegah kecurangan karyawan menggunakan sistem POS. Belum pernah memakai sistem POS? Kamu bisa lho menjadi mitra OttoPay untuk menikmati layanan POS dari Hellobill. Layanan ini memungkinkan kamu untuk mencatat dan menerima transaksi serta memantau inventori secara realtime. Untuk itu, yuk gabung jadi mitra OttoPay sekarang juga.
