Invoice atau faktur penjualan merupakan salah satu dokumen yang kerap dibuat dalam dunia profesional. Lebih tepatnya dibuat untuk meningkatkan kelancaran pekerjaan atau usaha, terutama bagi sejumlah freelancer atau pekerja lepas di mana penghasilan mereka bisa saja ditentukan oleh keberadaan dokumen tersebut. Mengapa demikian? Simak ulasannya berikut.
Apa Itu Invoice?
Invoice merupakan lembar tagihan yang dibuat sebagai bukti terjadinya transaksi jual beli barang atau jasa. Dokumen ini juga bisa dianggap sebagai bukti sah adanya suatu kerja sama antara kedua belah pihak. Melalui invoice, pihak penjual dapat segera menerima pembayaran dari klien.
Namun, invoice tidak hanya digunakan sebagai bukti transaksi saja. Dalam lingkungan perusahaan, dokumen tersebut juga digunakan sebagai arsip dan bukti transaksi dalam pembukuan akuntansi bagian keuangan. Bukan hanya itu, lembar tagihan ini juga digunakan sebagai bukti pendapatan perusahaan.
Oleh karenanya, pembuatan invoice tidak boleh dipandang sebelah mata. Kamu harus benar-benar memahami apa saja yang perlu dicantumkan dalam bukti transaksi tersebut. Ini agar tidak terjadi hal yang bisa merugikan kedua belah pihak.
8 Komponen yang Harus Ada di Invoice
Sebenarnya, tidak ada format khusus untuk membuat invoice. Meski begitu, kedelapan komponen di bawah ini tetap harus dicantumkan. Yuk, simak!
1. Identitas penagih
Penagih dalam hal ini adalah perusahaan atau kamu sendiri yang berperan sebagai pihak pemberi layanan pada klien. Poin satu ini tidak boleh dihilangkan dalam invoice karena dapat membantu memperjelas klien mengapa dokumen tersebut dibuat.
Beberapa hal yang termasuk dalam bagian ini adalah nama terang, alamat, dan kontak informasi. Ketiganya harus dicantumkan pada bagian atas dokumen agar klien bisa menghubungimu jika sewaktu-waktu mereka membutuhkannya. Selain itu, kamu juga bisa menambahkan logo perusahaan agar invoice terlihat lebih profesional dan kredibel.
2. Identitas pihak klien
Identitas klien tidak boleh ditinggalkan dalam faktur penjualan. Fungsi dari komponen ini adalah untuk memperjelas siapa yang harus menerima dokumen tersebut. Tidak perlu logo, kamu hanya perlu mencantumkan nama terang, alamat lengkap, dan kontak milik klien yang bisa dihubungi.
3. Nomor transaksi
Komponen selanjutnya yang wajib ada di invoice adalah nomor transaksi atau nomor invoice. Nomor ini berfungsi untuk membedakan lembar tagihan yang satu dengan yang lainnya. Selain itu juga untuk mempermudah pengarsipan. Peletakannya harus berada di bagian atas dokumen dan disertai dengan tulisan “invoice”.
Baca juga: Sering Dianggap Sama, Ini Perbedaan Invoice dan Faktur
4. Tanggal transaksi
Komponen berikut ini berfungsi sebagai indikator kapan transaksi terjadi atau kapan penggunaan jasa telah selesai. Agar lebih mudah dipahami oleh klien, kamu juga bisa menambahkan jam terjadinya transaksi.
5. Tanggal jatuh tempo
Tanggal jatuh tempo wajib dicantumkan dalam invoice. Bagian ini menunjukkan waktu paling lambat pihak klien harus menyelesaikan pembayaran. Maksimal jatuh tempo invoice adalah 30 hari setelah dibuatnya invoice. Namun, agar lebih jelas, cantumkan tanggalnya secara spesifik.
6. Deskripsi barang atau jasa
Poin keenam ini juga wajib ada di lembar invoice. Deskripsi barang atau jasa bisa berupa penjelasan singkat mengenai barang atau jasa yang dipesan klien. Cantumkan secara rinci untuk mempermudah klien mencocokkannya dengan barang atau jasa yang dipesan.
7. Total biaya yang perlu dibayar
Tujuan dibuatnya faktur penjualan adalah untuk menagihkan pembayaran dari klien. Sebab itu, total biaya harus selalu ada di invoice. Agar lebih jelas, cantumkan harga pokok setiap produk dan juga pajaknya bila termasuk barang atau jasa kena pajak.
8. Ketentuan pembayaran
Komponen terakhir yang wajib ada di lembar invoice adalah ketentuan pembayaran. Bagian ini bisa termasuk metode pembayaran, rincian bila pembayaran terlambat, uang muka, diskon, dan lain sebagainya.
Itu tadi 8 komponen yang wajib dicantumkan dalam invoice. Seperti yang sudah disebutkan, invoice penting untuk memperlancar kegiatan usaha kamu. Selain itu, kamu juga bisa menggunakan layanan payment gateway OttoPay untuk meningkatkan bisnis kamu.
Penasaran? Langsung saja daftar jadi Mitra Bisnis OttoPay sekarang juga!
