Rekonsiliasi merupakan proses akuntansi dasar dan penting dilakukan oleh perusahaan demi memastikan jumlah dana yang dikeluarkan atau diperoleh dalam buku kas perusahaan cocok dengan uang yang keluar atau masuk rekening giro. Proses ini harus dilakukan secara rutin demi kesehatan keuangan perusahaan dan menghindari terjadinya kecurangan. Jadi kapan sebaiknya proses ini dilakukan? Yuk simak penjelasannya.
Waktu Terbaik Melakukan Rekonsiliasi
Secara umum, sebuah perusahaan harus melakukan rekonsiliasi bank setidaknya satu bulan sekali. Proses ini biasanya terjadi setelah akhir bulan karena bank kerap mengirimkan laporan bulanan pada akhir bulan. Namun idealnya, Kamu harus merekonsiliasi rekening bank perusahaan setiap kali Anda menerima laporan bank, baik harian, mingguan, maupun akhir bulan.
Beberapa keuntungan dari proses rekonsiliasi adalah mendeteksi kesalahan seperti pembayaran ganda, pembayaran terlewat, atau kesalahan perhitungan, penemuan transaksi penipuan dan pencurian hingga melacak utang dan piutang bisnis
Jika ada sangat sedikit aktivitas di rekening bank, maka rekonsiliasi bank secara berkala tidak diperlukan, dan Anda harus mempertimbangkan kembali mengapa rekening itu dibuka.
Sebelum proses rekonsiliasi, bagian keuangan harus memastikan bahwa semua transaksi telah tercatat. Karena itu, sangat disarankan memakai sistem pencatatan keuangan online demi memudahkan pencarian data.
Komponen Utama dalam Rekonsiliasi
Ketika melakukan rekonsiliasi bank, ada beberapa komponen penting yang sering muncul yakni:
1. Deposit in Transit (Setoran dalam Proses)
Dalam proses rekonsiliasi sering ditemukan perbedaan saldo di buku kas dan laporan rekening giro perusahaan. Salah satu penyebabnya adalah uang tunai atau cek yang telah diterima dan dicatat oleh perusahaan, tidak tercatat dalam laporan bank dimana perusahaan menyimpan dana mereka. Hal ini tentu menjadi item yang harus diselesaikan.
Deposit in transit terjadi ketika data terlambat masuk ke bank sehingga tidak dapat disertakan dalam pencatatan pada hari yang sama. Penyebab lainnya yakni ketika perusahaan mengirimkan dana tetapi masih berstatus tertunda atau perusahaan justru belum mengirimkan dana apapun.
2. Outstanding Check
Komponen selanjutnya yang ada dalam proses rekonsiliasi adalah outstanding check atau cek yang tertinggal. Istilah ini merujuk pada cek yang telah dicatat oleh perusahaan, namun belum dicairkan. Bila pencairan dana belum dilakukan, maka transaksinya pun tidak akan muncul di laporan bank.
3. Non-Sufficient Fund Check
Non-sufficient fund check merupakan kondisi di mana cek tidak diterima oleh bank sebab sisa dana yang ada di rekening perusahaan tidak cukup. Dalam kondisi ini, bank akan tetap mengeluarkan nota debet, walaupun dengan jumlah dishonored. Saldo di rekening pun akan tetap berkurang. Cek ini baru dapat dikeluarkan jika perusahaan bersedia membayar biaya pemrosesan.
Tahapan-tahapan dalam rekonsiliasi
Tahapan awal dalam rekonsiliasi bank adalah membandingkan catatan transaksi dalam buku kas perusahaan dengan saldo di dalam laporan bank bulanan. Pastikan Kamu memverifikasi setiap transaksi satu per satu. Bila jumlahnya tidak sama persis, perbedaan tersebut harus diselidiki lebih lanjut.
Ada beberapa alasan yang jelas mengapa terjadi perbedaan saldo di buku kas dan laporan bank. Pertama, Kamu telah menulis cek ke vendor dan mencatatkannya dalam sistem kas internal perusahaan. Laporan bank mungkin menunjukkan saldo yang lebih tinggi hingga ada permintaan pencairan cek yang masuk ke rekening milik perusahaan. Kedua, ketika perusahaan menunggu pembayaran elektronik dalam kurun waktu satu bulan, tetapi belum menerimanya sampai sehari sebelum akhir bulan. Hal ini dapat menyebabkan perbedaan.
Bila nantinya masih terjadi masalah ketika dilakukan rekonsiliasi, Kamu wajib meninjau laporan bank dan catatan internal perusahaan untuk menemukan item yang hilang. Kamu mungkin harus meninjau hingga beberapa bulan ke belakang untuk menemukan masalahnya. Itulah mengapa rekonsiliasi tidak boleh ditunda.
Agar tidak membuang waktu saat melakukan rekonsiliasi, sangat penting bagi setiap usaha melakukan pencatatan keuangan internal secara digital. Kamu bisa memanfaatkan Solusi Dashboard dari OttoPay. Dengan fitur Bisnis Portal, Kamu bisa mendapatkan laporan transaksi dan link pembayaran yang terintegrasi dalam satu dashboard.
Segera daftar menjadi Mitra Bisnis OttoPay demi mendapatkan layanan terbaik.
