Invoice atau faktur penjualan merupakan dokumen dibutuhkan untuk mendorong klien agar segera melakukan pembayaran. Sebab itu, faktur ini tak boleh dibuat secara asal-asalan. Meski sudah umum digunakan, nyatanya masih banyak yang belum paham betul bagaimana caranya membuat faktur penjualan. Untuk itu, kamu perlu mengetahui terlebih dahulu apa itu invoice dan seluk-beluknya.
Apa Itu Invoice?
Invoice merupakan salah satu jenis bukti transaksi antara penjual (badan usaha) dan pembeli. Invoice juga dapat dijelaskan sebagai daftar tagihan yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. Umumnya, invoice diberikan setelah pihak penjual mengirimkan barang pesanan. Selanjutnya, pembeli harus membayar tagihan sesuai dengan ketentuan invoice.
Fungsi Invoice Bagi Perusahaan
Fungsi utama invoice adalah sebagai suatu bukti penagihan. Selain itu, invoice juga dapat menjadi bukti fisik bahwa perusahaan sudah menyelesaikan kewajibannya sebagai pihak wajib pajak.
Itulah sebabnya banyak perusahaan selalu mencetak lebih dari satu lembar invoice. Ini lantaran invoice tak hanya ditujukan ke pembeli, tetapi juga sebagai arsip dan bukti pajak. Invoice juga penting dalam pencatatan transaksi. Sebab, invoice bisa menjadi bukti pembukuan transaksi yang sah saat perusahaan melakukan audit internal.
Jenis-Jenis Invoice
Ada tiga jenis invoice yang masing-masing dibuat berdasarkan bentuk transaksi yang dilakukan perusahaan. Berikut di antaranya.
- Invoice konvensional: Invoice ini digunakan sebagai bukti transaksi jual beli. Biasanya berisi informasi mengenai jenis barang, jumlah barang, harga satuan, serta harga keseluruhan.
- Invoice proforma: Merupakan invoice yang bersifat sementara dan akan diterbitkan oleh perusahaan saat barang pesanan klien dikirim secara berkala.
- Invoice konsuler: Invoice ini digunakan khusus sebagai bukti transaksi internasional. Dalam pembuatannya membutuhkan persetujuan dari negara yang dituju dalam bentuk cap khusus.
Cara Membuat Invoice
Invoice tidak boleh dibuat secara asal-asalan. Banyak poin-poin yang harus diperhatikan agar bukti transaksi ini bisa membuat klien segera menyelesaikan transaksi. Di bawah ini adalah cara membuat invoice yang bisa kamu ikuti.
1. Bagian atas
Pada bagian atas, cantumkan:
- Tulisan “Invoice” pada bagian kop
- Sisipkan nama perusahaan pada bagian kop
- Nomor
- Identitas penjual dan pembeli
- Tanggal dilakukannya transaksi
- Tujuan dilakukannya pengiriman
2. Bagian tengah
Pada bagian tengah atau isi, kamu bisa membuat tabel dengan informasi sebagai berikut:
- Nomor
- Nama barang
- Jumlah barang yang dibeli
- Deskripsi barang
- Harga satuan
- Total harga
- Siapkan baris khusus untuk mencantumkan PPN
3. Bagian bawah
Berikut poin-poin yang harus kamu cantumkan pada bagian bawah invoice:
- Biaya kirim. Jika barang dikirim menggunakan jasa ekspedisi, cantumkan berat, tujuan pengiriman, dan ongkos kirim.
- Biaya-biaya lain, seperti biaya asuransi pengiriman barang.
- Total pembayaran. Pastikan semua tercantum dengan rinci dan jelas.
- Tanggal jatuh tempo invoice.
- Cantumkan keterangan tempat, tanggal pembuatan invoice, tanda tangan, serta nama lengkap pihak klien.
Komponen Invoice
Penjelasan di atas merupakan cara umum membuat invoice. Bentuk invoice memang berbeda-beda. Namun, tidak ada format baku yang harus diikuti dalam proses pembuatannya. Meski begitu, kamu tetap harus mencantumkan komponen-komponen penting berikut ini:
- Tanggal transaksi: Jangan pernah melupakan poin satu ini. Ini agar proses transaksi dapat dibukukan dengan jelas.
- Nomor invoice: Nomor invoice berfungsi untuk mempermudah pengarsipan perusahaan. Sementara, formatnya sendiri tergantung pada masing-masing perusahaan.
- Identitas penjual dan pembeli: Identitas penjual di sini bisa menggunakan nama sales yang melakukan penjualan.
- Deskripsi produk: Rincian mengenai barang atau jasa yang dipesan oleh klien.
- Pajak: Nominal pajak yang harus dibayarkan oleh klen.
- Ketentuan pembayaran: Hal ini termasuk tanggal jatuh tempo pembayaran dan sistem pembayaran yang digunakan, seperti kredit, melalui kartu debit, atau secara tunai. Untuk jatuh tempo, perusahaan umumnya memberikan waktu 30 hari mulai dari tanggal pembuatan invoice.
- Tanda tangan dan nama penjual: Invoice memerlukan tanda tangan basah dan cap dari pihak penjual. Sementara, invoice elektronik hanya memerlukan tanda tangan elektronik.
Jadi, bisa disimpulkan bahwa invoice penting untuk perusahaan, terlebih di zaman serba transaksi digital. Nah, buat kamu yang ingin meningkatkan layanan transaksi digital di bisnismu, kamu bisa memanfaatkan layanan payment gateway OttoPay. Cukup dengan satu aplikasi, kamu bisa menikmati kemudahan bertransaksi digital dengan penyesuaian kebutuhan bisnismu.
Yuk, gabung jadi Mitra Bisnis OttoPay sekarang!
