Ketika menjalankan bisnis, banyak masalah yang akan dihadapi termasuk masalah keuangan. Pada beberapa kasus, proses pembukuan yang buruk terjadi sehingga berimbas pada pencatatan rekonsiliasi bank yang salah. Meski terlihat sepele, hal ini dapat menjadi masalah yang sangat merugikan keuangan perusahaan dalam jangka panjang.
Untuk kesehatan keuangan perusahaan, rekonsiliasi wajib dilakukan secara rutin untuk memastikan catatan kas perusahaan sama dengan catatan keuangan yang ada di bank. Bila jumlah dana di kedua pihak tidak sama, maka bisa saja terjadi kesalahan. Berikut beberapa kesalahan yang kerap dilakukan saat proses rekonsiliasi.
1. Transaksi tidak tercatat
Kesalahan pertama yang sering dijumpai dalam proses rekonsiliasi adalah transaksi keuangan yang tidak tercatat. Setiap perusahaan memiliki rekening koran yang menjadi tujuan pembayaran dari klien atau pelanggan.
Ketika dana ditransfer dari konsumen, maka akan terjadi penambahan saldo dalam rekening koran. Namun dalam kas internal, transaksi tersebut tidak tercatat karena perusahaan tidak mendapatkan informasi mengenai pembayaran.
Transaksi yang tidak tercatat juga bisa terjadi karena kesalahan dari sistem bank. Misalnya, pihak konsumen sudah mentransfer sejumlah dana ke rekening koran perusahaan. Namun, karena terjadi delay dalam sistem, transaksi tersebut belum tercatat.
Biasanya batas setoran maksimum yang akan tercatat hingga pukul 00.000. Jika dana belum juga masuk hingga batas waktu tersebut, maka setoran akan tercatat di hari berikutnya. Padahal pada buku kas internal, transaksi telah tercatat di hari pembayaran. Untuk menyamakan data, Kamu dapat membandingkan seluruh transaksi yang ada di slip setoran dengan data transaksi pada laporan bank.
2. Belum adanya pencairan giro/cek
Giro atau cek biasanya digunakan untuk membayar sebuah transaksi secara non tunai. Metode pembayaran ini kerap dimanfaatkan para pebisnis yang hendak melakukan transaksi keuangan dalam jumlah besar.
Ketika giro dan cek dikeluarkan, maka akan langsung dicatat dalam arus kas keluar perusahaan. Namun kadang terjadi masalah seperti dana yang belum dicairkan ke pemegang cek atau bank yang belum melakukan pembayaran. Hal ini akan menjadi salah satu alasan terjadinya kesalahan dalam proses rekonsiliasi.
Agar memastikan data yang benar, pastikan dalam pencatatan kas, Kamu menulis batas waktu pencairan giro pada tanggal yang sudah ditentukan. Hal ini akan membantu perusahaan untuk melakukan pencairan dana dalam durasi waktu yang sudah disepakati bersama.
3. Data transaksi hilang
Kesalahan saat rekonsiliasi bisa juga terjadi karena adanya data transaksi yang hilang. Kehilangan data ini biasanya ditemukan pada perusahaan yang masih melakukan proses pembayaran dan pencatatan secara manual. Penggunaan dokumen fisik seperti faktur bisa berpotensi hilang atau terselip. Karena itu, sebaiknya beralih ke sistem pencatatan keuangan berbasis digital yang lebih modern serta memungkinkan kamu melacak faktur dengan lebih mudah.
4. Human errors
Kesalahan manusia atau human errors merupakan penyebab kesalahan yang paling sering dilakukan saat rekonsiliasi bank. Meskipun sudah hati-hati, namun faktor kelelaian dapat membuat tim keuangan melakukan kesalahan. Misalnya lupa mencatatkan transfer atau pembayaran dalam sistem. Atau bisa saja staff keuangan memasukan angka yang keliru serta melakukan pencatatan keuangan yang sama sebanyak dua kali.
Kesalahan juga bisa terjadi karena terdapat kolom yang lupa di isi atau salah dalam kalkulasi jumlah transaksi. Hal ini masih terjadi karena seluruh proses pencatatan keuangan masih dilakukan secara manual.
5. Biaya administrasi yang belum tercatat
Setiap bank kerap menerapkan biaya administrasi dalam setiap transaksi keuangan yang dilakukan. Untuk memudahkan proses pembayaran, biaya ini biasanya akan didebet oleh bank secara otomatis. Masalah datang ketika biaya administrasi tersebut tidak tercatat dalam pembukuan internal perusahaan. Untuk mendapatkan data ini, kamu dapat meminta informasi langsung ke pihak bank.
Kesalahan dalam melakukan rekonsiliasi tentu akan sangat menyita waktu dan tenaga karyawan di perusahaan. Untuk mengatasi hal ini, Kamu bisa menggunakan layanan Business Portal dari OttoPay. Dengan layanan ini, kamu bisa mendapatkan laporan penjualan dengan penyesuaian yang diinginkan. Kamu juga bisa mengelola kebutuhan transaksi penjualan melalui dashboard yang dapat diakses melalui desktop dan mobile.
Dapatkan kemudahan dalam berbisnis dengan gabung menjadi mitra OttoPay.
