Apakah kamu menerapkan kebijakan kasbon karyawan di toko kelontong yang kamu kelola?
Jika ya, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan supaya pencatatan kasbon tetap berjalan tepat dan akurat. Sebagai bagian dari fasilitas yang menunjang kesejahteraan karyawan, kamu harus membuat peraturan jelas mengenai praktik pembayaran sebagian upah atau gaji sebelum tanggal gajian ini.
Tujuannya jelas, ada win-win solution bagi karyawan maupun kamu selaku pemilik toko kelontong. Meski tidak ada peraturan baku terkait pemberian fasilitas pinjaman, nominal pinjaman ideal maksimal 30% gaji karyawan. Namun, ini bergantung pada arus kas, kapasitas, dan kebijakan masing-masing toko kelontong.
Perhatikan pula alasan pemberian pinjaman ini. Contoh, ketika karyawan butuh dana mendesak untuk biaya berobat atau dana pendidikan anak. Pun bentuk kasbon, apakah berupa gaji dibayar lebih awal atau boleh ambil barang toko dan dibayar lewat potong gaji bulan berikutnya.
Pertanyaannya, bagaimana cara mencatat kasbon karyawan agar tepat dan akurat?
Tentukan batas maksimal kasbon
Lain usaha, lain juga kebijakannya. Cermati lagi bagaimana arus kas toko untuk menilai berapa batas maksimal pinjaman yang bisa diajukan karyawan. Jangan sampai karena karyawan terlalu leluasa meminjam uang, keuangan toko justru terganggu dan pembukuan jadi kacau.
Besar batas maksimal pinjaman bisa beragam, mulai dari 30% gaji hingga satu bulan gaji. Namun, pahami benar kapasitas toko dan pastikan kondisi finansial toko relatif stabil sebelum memberikan pinjaman kepada karyawan.
Pastikan saldo piutang sebelumnya sudah lunas
Guna menghindari kebingungan saat pembukuan, minta karyawan melunasi utang bulan sebelumnya. Jika sudah berganti bulan dan ia belum membayar pinjaman, jangan berikan pinjaman lagi saat ia membuat pengajuan baru.
Sebaiknya, saldo piutang toko sudah dikembalikan menjadi nol saat tanggal gajian tiba. Dengan kata lain, seluruh piutang telah terbayarkan lunas lewat gaji yang dipotong untuk bulan berjalan.
Sesuaikan nominal kasbon dengan jumlah hari kerja
Nggak yakin dengan besar pinjaman yang boleh diajukan karyawan? Kamu bisa memakai trik ini: sesuaikan nominal uang yang dipinjam dengan jumlah hari kerja yang sudah dilalui.
Contoh, gaji karyawan A di toko kamu Rp3.000.000 per bulan dengan jumlah hari kerja 26 hari. Kemudian, A mengajukan kasbon setelah bekerja 13 hari di bulan Februari. Jadi, kamu bisa menyetujui jumlah pinjaman dana sebesar 13 hari kerja ketika ia tercatat masuk, yakni Rp1.500.000.
Buat saldo cadangan
Punya karyawan lebih dari dua orang memang bisa membantu kelancaran toko kelontong. Namun, kalau ada lebih dari dua karyawan yang mengajukan pinjaman, pasti akan merepotkan.
Kamu punya beberapa solusi untuk situasi demikian. Pertama, buat kebijakan waktu peminjaman. Misalnya, satu bulan hanya boleh satu atau dua orang saja yang meminjam. Kedua, sediakan saldo khusus sebagai sumber pembiayaan pinjaman karyawan. Ini bisa jadi langkah efektif agar arus kas toko tidak terganggu.
Edukasi rencana keuangan kepada karyawan
Terakhir, pastikan karyawan sudah mendapatkan edukasi bagaimana mengelola keuangan pribadi. Bantu mereka memahami tentang pentingnya mempunyai dana darurat serta ajak mereka berinvestasi sesuai kemampuan.
Edukasi rencana keuangan akan membuat mata mereka terbuka bahwa mengajukan pinjaman bukan jawaban satu-satunya atas kesulitan keuangan yang sering dialami. Justru dengan merencanakan dan mengelola keuangan yang baik, mereka bisa punya dana cadangan yang dipakai untuk membiayai kebutuhan mendesak.
Lakukan pencatatan kasbon secara cermat
Tentu saja kamu perlu membangun sistem peminjaman dana agar karyawan tahu berutang pada toko tidak mudah. Maka, barengi sistem tersebut dengan pencatatan dan dokumentasi yang rapi. Jangan menggampangkan hanya karena jumlah karyawan atau pinjaman yang diajukan kecil.
Pencatatan kasbon dengan cermat akan membantu kamu meninjau dan menganalisis riwayat piutang toko. Ini akan membantu kamu merancang rencana keuangan tahun mendatang. Bagaimanapun, gaji atau upah menjadi pos biaya yang pasti selalu ada. Kesejahteraan karyawan juga jadi tanggung jawabmu mengingat peran mereka begitu penting dalam operasional toko.
Sekarang ada cara mudah mencatat kasbon karyawan. Kamu cukup download OttoKasir di smartphone. Misalnya, karyawan A mengambil susu formula dan beras untuk kebutuhan rumah. Kamu tinggal mencatat barang tersebut di OttoKasir, klik bayar, dan pilih metode “Kasbon” sebagai pembayaran. Demikian dengan pembayarannya, tinggal proses saja dari menu “Kasbon” dan pilih nama karyawan. Mudah, praktis, serta tepat dan akurat.
Mau coba sendiri? Yuk, download OttoKasir di Playstore sekarang!
